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A presente Política de Privacidade descreve como a SmartCondo ("nós", "nosso" ou "Plataforma") recolhe, utiliza, armazena e protege os dados pessoais dos utilizadores, em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD — Regulamento (UE) 2016/679) e demais legislação aplicável em matéria de proteção de dados pessoais.

Ao utilizar a plataforma SmartCondo (website e aplicação mobile), o utilizador reconhece ter lido e compreendido esta Política de Privacidade.

1. Identidade do Responsável pelo Tratamento

O responsável pelo tratamento dos dados pessoais é:

Para questões relacionadas com proteção de dados, pode contactar o nosso Encarregado de Proteção de Dados (DPO) através do email indicado na secção 12.

2. Dados Pessoais Recolhidos

A SmartCondo recolhe e trata as seguintes categorias de dados pessoais, consoante o perfil do utilizador e as funcionalidades utilizadas:

2.1 Dados de identificação e contacto

• Nome completo
• Endereço de email
• Número de telefone / telemóvel
• Número de Identificação Fiscal (NIF)
• Morada (associada à fração ou condomínio)
• Fotografia de perfil (opcional)

2.2 Dados de autenticação

• Palavra-passe (armazenada com hash bcrypt, nunca em texto simples)
• Tokens de acesso JWT e tokens de atualização (refresh tokens)
• Tokens de dispositivo para notificações push (Firebase)

2.3 Dados de localização

• Coordenadas GPS no momento de check-ins de limpeza (recolhidas apenas quando o utilizador efetua o registo de presença, com consentimento)

2.4 Dados financeiros

• Informações de faturação (quotas, pagamentos, despesas)
• Dados de orçamentos e categorias orçamentais
• Leituras de contadores (água, eletricidade, gás)

2.5 Dados de utilização da plataforma

• Registos de atividade (logs de ações realizadas na plataforma)
• Comunicações enviadas e recebidas (emails, notificações)
• Ocorrências reportadas e ordens de trabalho
• Reservas de espaços comuns
• Avaliações de fornecedores

3. Finalidades do Tratamento

Os dados pessoais são tratados para as seguintes finalidades:

Finalidade	Descrição
Gestão de condomínios	Administração de frações, condomínios, residentes e respetivas informações cadastrais
Faturação e contabilidade	Emissão de quotas, registo de pagamentos, controlo orçamental e gestão de despesas
Comunicações	Envio de notificações push, emails, SMS e mensagens WhatsApp relacionadas com a gestão do condomínio
Manutenção e operações	Gestão de ocorrências, ordens de trabalho, planos de manutenção preventiva e leituras de contadores
Reservas	Gestão de reservas de espaços comuns e respetivos fluxos de aprovação
Segurança	Autenticação de utilizadores, controlo de acessos baseado em funções e registos de auditoria
Check-in de limpeza	Verificação da presença de técnicos no local através de coordenadas GPS
Respostas automáticas	Utilização de inteligência artificial para sugestão de respostas a emails de residentes (quando ativado pelo gestor)
Melhoria do serviço	Análise agregada de utilização para melhorar funcionalidades e desempenho da plataforma

4. Base Legal para o Tratamento

O tratamento de dados pessoais pela SmartCondo baseia-se nas seguintes bases legais, nos termos do artigo 6.º do RGPD:

4.1 Execução de contrato (Art. 6.º, n.º 1, alínea b)

O tratamento é necessário para a execução do contrato de prestação de serviços entre o utilizador (ou a entidade gestora do condomínio) e a SmartCondo. Inclui o registo de conta, a gestão de condomínios, faturação, comunicações operacionais e todas as funcionalidades essenciais da plataforma.

4.2 Consentimento (Art. 6.º, n.º 1, alínea a)

Determinados tratamentos dependem do consentimento expresso do utilizador, que pode ser retirado a qualquer momento:

• Recolha de coordenadas GPS para check-in de limpeza
• Receção de notificações push no dispositivo mobile
• Utilização de inteligência artificial para sugestão de respostas a emails
• Armazenamento de preferências (modo escuro, etc.) em localStorage

4.3 Interesse legítimo (Art. 6.º, n.º 1, alínea f)

A SmartCondo trata determinados dados com base no interesse legítimo, assegurando sempre o equilíbrio com os direitos e liberdades dos titulares:

• Registos de auditoria e logs de atividade para segurança e integridade da plataforma
• Análise agregada e anonimizada de utilização para melhoria do serviço
• Prevenção de fraude e acessos não autorizados

4.4 Obrigação legal (Art. 6.º, n.º 1, alínea c)

Determinados dados são conservados para cumprimento de obrigações legais, nomeadamente em matéria fiscal e contabilística (conservação de documentos de faturação e registos contabilísticos conforme a legislação portuguesa aplicável).

5. Destinatários e Transferências Internacionais

5.1 Subcontratantes e prestadores de serviços

A SmartCondo recorre a prestadores de serviços terceiros que podem ter acesso a dados pessoais no âmbito das suas funções. Todos os subcontratantes estão vinculados por acordos de tratamento de dados (Art. 28.º do RGPD):

Prestador	Finalidade	Localização	Garantias
Firebase / Google Cloud	Notificações push e tokens de dispositivo	EUA	EU-US Data Privacy Framework (DPF)
OpenAI	Processamento de linguagem natural para sugestão de respostas a emails	EUA	EU-US Data Privacy Framework (DPF)
Anthropic	Processamento de linguagem natural para sugestão de respostas a emails (alternativa)	EUA	EU-US Data Privacy Framework (DPF)
Gmail / Google OAuth2	Integração de email para envio e receção de mensagens	EUA	EU-US Data Privacy Framework (DPF)

As transferências internacionais de dados para os EUA estão abrangidas pelo EU-US Data Privacy Framework (Decisão de Adequação da Comissão Europeia de 10 de julho de 2023), que garante um nível adequado de proteção de dados pessoais. Na ausência ou invalidade deste mecanismo, serão aplicadas Cláusulas Contratuais-Tipo (SCCs) aprovadas pela Comissão Europeia.

5.2 Outros destinatários

Os dados pessoais podem ser partilhados com:

• Outros utilizadores do mesmo condomínio, na medida estritamente necessária para a gestão condominial (ex.: nome e fração em assembleias)
• Autoridades públicas, quando exigido por lei ou por ordem judicial
• Consultores profissionais (advogados, auditores), sob obrigação de sigilo

A SmartCondo não vende, aluga ou partilha dados pessoais com terceiros para fins de marketing.

6. Prazo de Conservação dos Dados

Os dados pessoais são conservados apenas durante o período estritamente necessário para as finalidades para as quais foram recolhidos:

Tipo de dados	Prazo de conservação
Dados da conta (perfil, credenciais)	Enquanto a conta estiver ativa, acrescido de 30 dias após pedido de eliminação
Tokens de acesso (JWT)	15 minutos (expiração automática)
Tokens de atualização (refresh tokens)	7 dias (expiração automática, revogáveis a qualquer momento)
Tokens de dispositivo (push)	Enquanto o dispositivo estiver registado
Notificações in-app	90 dias após a criação
Logs de auditoria e atividade	3 anos (interesse legítimo e conformidade regulatória)
Dados de faturação e contabilidade	10 anos (obrigação legal — legislação fiscal portuguesa)
Coordenadas GPS de check-in	12 meses após o registo
Comunicações (emails, mensagens)	Enquanto a conta do condomínio estiver ativa
Dados de contadores e leituras	5 anos após o registo

Findo o prazo de conservação, os dados são eliminados de forma segura ou anonimizados de forma irreversível. O utilizador pode solicitar a eliminação antecipada dos seus dados nos termos da secção 7.

7. Direitos dos Titulares dos Dados

Nos termos do RGPD (artigos 15.º a 22.º), o utilizador tem os seguintes direitos relativamente aos seus dados pessoais:

7.1 Direito de acesso (Art. 15.º)

O titular tem o direito de obter confirmação de que os seus dados pessoais são tratados e de aceder a uma cópia dos mesmos, bem como a informações sobre as finalidades do tratamento, categorias de dados, destinatários e prazos de conservação.

7.2 Direito de retificação (Art. 16.º)

O titular pode solicitar a correção de dados pessoais inexatos ou o completamento de dados incompletos.

7.3 Direito ao apagamento (Art. 17.º)

O titular pode solicitar a eliminação dos seus dados pessoais quando estes já não sejam necessários para as finalidades para as quais foram recolhidos, quando retire o consentimento, ou quando o tratamento seja ilícito. Este direito pode ser limitado por obrigações legais de conservação (ex.: dados fiscais).

7.4 Direito à portabilidade (Art. 20.º)

O titular tem o direito de receber os seus dados pessoais num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática (JSON ou CSV), e de os transmitir a outro responsável pelo tratamento.

7.5 Direito à limitação do tratamento (Art. 18.º)

O titular pode solicitar a limitação do tratamento dos seus dados em determinadas circunstâncias, como quando contesta a exatidão dos dados ou quando o tratamento é ilícito mas o titular se opõe ao apagamento.

7.6 Direito de oposição (Art. 21.º)

O titular pode opor-se ao tratamento dos seus dados pessoais quando este se baseie em interesse legítimo, incluindo a definição de perfis. A SmartCondo cessará o tratamento, salvo se demonstrar razões legítimas e imperiosas que prevalecem sobre os interesses do titular.

7.7 Direito a não ficar sujeito a decisões automatizadas (Art. 22.º)

A SmartCondo não toma decisões exclusivamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente o utilizador. A funcionalidade de sugestão de respostas por IA é meramente auxiliar, cabendo sempre ao gestor humano a decisão final de envio.

7.8 Direito de apresentar reclamação

Sem prejuízo de qualquer outro recurso, o titular tem o direito de apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD):

8. Como Exercer os Seus Direitos

Os direitos previstos na secção anterior podem ser exercidos de duas formas:

8.1 Através da aplicação

Na secção "O Meu Perfil", o utilizador pode:

• Consultar e editar os seus dados pessoais (nome, email, telefone)
• Alterar a palavra-passe
• Gerir preferências de notificações push
• Desativar o consentimento para localização GPS
• Solicitar a exportação dos seus dados (portabilidade)
• Solicitar a eliminação da sua conta

8.2 Por email

Para exercer qualquer direito não disponível diretamente na aplicação, ou para questões mais complexas, envie um email para:

O pedido será processado no prazo máximo de 30 dias, podendo este prazo ser prorrogado por mais 60 dias em casos de especial complexidade, mediante notificação ao titular. A SmartCondo poderá solicitar informações adicionais para verificar a identidade do requerente.

9. Cookies e Armazenamento Local

A plataforma SmartCondo utiliza mecanismos de armazenamento local no navegador para o correto funcionamento da aplicação:

Mecanismo	Finalidade	Duração	Base legal
localStorage: token	Armazenamento do token JWT para autenticação	Até logout ou expiração	Execução de contrato
localStorage: refreshToken	Renovação automática da sessão	Até logout ou expiração (7 dias)	Execução de contrato
localStorage: user	Dados básicos do utilizador autenticado	Até logout	Execução de contrato
localStorage: darkMode	Preferência de tema	Indefinida	Consentimento
EncryptedStorage (mobile)	Armazenamento seguro de tokens e dados de sessão	Até logout ou expiração	Execução de contrato

A SmartCondo não utiliza cookies de rastreamento, cookies de terceiros para publicidade, nem ferramentas de analytics que recolham dados pessoais. Não é apresentado banner de cookies porque os mecanismos utilizados são estritamente necessários ao funcionamento da plataforma (isenção prevista no Art. 5.º, n.º 3 da Diretiva ePrivacy).

10. Medidas de Segurança

A SmartCondo implementa medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais contra acesso não autorizado, alteração, divulgação ou destruição, nos termos do artigo 32.º do RGPD:

10.1 Medidas técnicas

• Encriptação em trânsito: todas as comunicações são efetuadas através de HTTPS/TLS
• Encriptação em repouso: dados sensíveis encriptados com AES-256
• Hashing de palavras-passe: algoritmo bcrypt com salt automático
• Proteção de cabeçalhos HTTP: Helmet.js para prevenção de ataques XSS, clickjacking e outros vetores comuns
• Tokens JWT com expiração curta (15 minutos) e renovação segura via refresh token
• Validação de input em todas as rotas da API (express-validator)
• Controlo de acessos baseado em funções (RBAC)
• Armazenamento encriptado no dispositivo mobile (EncryptedStorage)
• Desativação automática de tokens de push inválidos

10.2 Medidas organizativas

• Acesso restrito a dados pessoais apenas a pessoal autorizado
• Formação periódica em matéria de proteção de dados
• Políticas internas de segurança da informação
• Procedimentos de resposta a incidentes de segurança (notificação à CNPD no prazo de 72 horas, conforme Art. 33.º do RGPD)
• Revisão periódica de acessos e permissões
• Acordos de confidencialidade com colaboradores e subcontratantes

11. Alterações à Política de Privacidade

A SmartCondo reserva-se o direito de atualizar esta Política de Privacidade a qualquer momento, para refletir alterações nas práticas de tratamento de dados, novas funcionalidades ou requisitos legais.

Em caso de alterações substanciais, os utilizadores serão notificados através de:

• Notificação in-app na plataforma
• Email para o endereço associado à conta
• Indicação clara da data de atualização e número de versão no topo deste documento

Recomendamos a consulta periódica desta página. A continuação da utilização da plataforma após a publicação de alterações constitui aceitação das mesmas.

12. Contacto do Encarregado de Proteção de Dados (DPO)

Para quaisquer questões relacionadas com o tratamento de dados pessoais ou para exercer os seus direitos, pode contactar o Encarregado de Proteção de Dados da SmartCondo:

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